Contactez-nous pour un devis gratuit

Vous avez une question sur nos services ?

Assist Web vous facilite la vie !

Trouvez en quelques clics les réponses aux questions les plus posées sur nos produits et services.

Questions générales

questions concernant assist web

Nous sommes une entreprise spécialisée dans l’assistanat virtuel. Nos objectifs sont d’aider et de seconder les TPE, PME et même les particuliers dans la gestion et l’organisation de leur travail administratif.

Axé sur la communication et le numérique nous travaillons principalement en télétravail, mais nous intervenons également sur site selon les besoins.

Notre volonté et de vous aider dans la réalisation de vos projets tant professionnels que personnels, en collaborant pour le développement de votre entreprise ou en vous libérant des tâches chronophages qui vous ralentissent.

Nous comprenons les craintes que vous pouvez éprouver à déléguer une partie de votre travail à un prestataire extérieur.

Notre déontologie nous impose le respect de vos données personnelles ou professionnelles, nous nous engageons à ne pas divulguer toutes informations concernant nos clients. En plus de la clause de confidentialité inclus dans nos CGV, nous pouvons, à votre demande établir une charte complémentaire.

Nous nous engageons également, sauf demande contraire de votre part, à ne pas conserver les documents fournis ou créés une fois la prestation réalisée.

Tout dépend de la nature de la tâche à réaliser, en effet mettre en page un courrier ou encore envoyer un mail ou la création d’une plaquette publicitaire n’auront pas le même temps de traitement. Nous nous efforçons cependant à tout mettre en œuvre pour vous proposer une durée de réalisation rapide et qualitatif du travail à fournir.

Dans tous nos devis figure un délai estimatif que nous pouvons adapter en fonction de l’urgence et de la complexité de votre demande.

Vous identifiez vos besoins en listant les tâches que vous souhaitez nous déléguer. Nous vous conseillons de vous aider de la liste des prestations que nous proposons ou de nous soumettre d’autres tâches si celles-ci n’y figurent pas.

Vous nous contactez par mail ou par téléphone et nous définissons ensemble les termes du devis, ce dernier vous est envoyé rapidement par mail avec les CGV pour validation.

Un acompte de 30% peut être demandé à la signature du devis en fonction du montant.

Une fois les documents retournés, nous pouvons commencer notre collaboration.

Dans le cas d’une collaboration par télétravail, les réalisations sont rendues sur le support que vous avez choisi : par mail, support informatique (CD, clé USB, carte SD), en téléchargement sur une plateforme d’échange de fichiers ou par la mise en ligne dans le cas d’une création de site internet.

La facturation dépend de la méthode de collaboration choisie :
• Si vous optez pour un forfait au nombre d’heure ce dernier sera facturé en fin de mois.
• Si vous avez choisi des interventions à la tâche ou ponctuelle, la facture (ou son solde dans le cas d’un versement d’acompte) sera envoyée à chaque fin de prestation.

Le régime pour lequel nous avons opté ne nous permet pas de facturer la TVA, tous nos tarifs sont donc HT. Cependant, nous nous efforçons d’établir nos devis afin de vous faire profiter de cette franchise de TVA.

Nous acceptons les règlements par virement bancaire, par chèque et par PayPal.

Externaliser son secrétariat

question sur le télésecrétariat

Votre secrétaire traite et gère vos tâches administratives au quotidien mais doit aussi faire face aux urgences et aux imprévus. Il lui est donc fréquent de travailler sur plusieurs projets en même temps tout en restant disponible aux appels ou aux demandes, ralentissant ainsi sa rapidité d’exécution et sa productivité.

De plus, certaines tâches spécifiques peuvent demander une expertise qu’elle ne possède pas complètement et qu’elle n’a pas le temps d’acquérir.

Chez Assist Web nous traitons les tâches l’une après l’autre en fonction des demandes et des urgences, notre attention est alors uniquement tournée vers le client concerné sans aucune autre forme de distraction.

De plus, nous pouvons également assurer l’intérim de votre assistante pendant ses congés ou lors d’absences imprévues.

Externaliser une partie des tâches chronophages ou trop spécifiques de votre secrétaire chez Assist Web vous permettrai de faciliter son travail, lui faire gagner du temps et ainsi lui permettre de mieux vous seconder dans vos projets.

Les avantages d’externaliser son secrétariat et de faire appel à une secrétaire indépendante sont multiples :

  • Pas de recrutement, de contrat d’embauche, de gestion du personnel,
  • Pas d’engagement sur le long terme,
  • Aucun investissement matériel, ni de structure adaptée

Que vous ayez besoin d’une secrétaire une à 2 heures par semaine tous les mois ou de façon ponctuelle ou encore uniquement pour un travail bien spécifique, Assist Web vous propose des forfaits horaires adaptés à vos besoins ainsi qu’une facturation « à la tâche ».

Les articles L3123-7 à L3123-10 du code du travail imposent un minimum de 24h par semaine pour l’embauche d’un salarié à mi-temps.

De ce fait, si vous avez besoin d’une assistance administrative de quelques heures par semaine de façon régulière, l’embauche d’un personnel à temps partiel ne serait pas conforme à vos attentes.

Cela implique également un engagement dans la durée. Il est difficile, lors d’un surcroit d’activité d’identifier avec exactitude le temps nécessaire au traitement de votre travail administratif.

Faire appel à un personnel intérimaire serait plus adapté mais le coût financier engendré ne vous serai pas non plus avantageux.

Outre, l’aspect financier, vous devrez investir votre temps dans le recrutement et la formation de votre salarié mais aussi mettre en place la structure adaptée qu’impose le code du travail pour qu’il puisse travailler dans de bonnes conditions.

Sans compter que cela implique également un travail administratif plus important comme la déclaration d’embauche, l’établissement d’un contrat, de fiches de paies, la gestion des congés, des maladies, des indemnités, etc…

Il existe beaucoup de diplômes reconnus par l’état dans le secrétariat, cependant aucun n’est obligatoire pour exercer ce métier.

Nous estimons qu’il est important de posséder une bonne formation car la réalisation de certaines missions ne s’improvisent pas et demandent une attention particulière. De plus, l’expérience est aussi primordiale pour gagner en professionnalisme, en connaissance et en dextérité.

Chez Assist Web votre assistante virtuelle est diplômée et possède près de 12 ans d’expérience dans des domaines aussi variés tel que l’assistanat de direction, l’assistanat commercial ou administratif et possède un diplôme de secrétariat équivalent à BAC + 2. Pour des raisons de confidentialité, son CV n’est pas mis en ligne, cependant, vous pouvez en faire la demande auprès de nos services.

Les forfaits au nombre d’heure ont été créés pour vous faire bénéficier d’un avantage financier. En effet, si vous avez un volume assez important de tâches à déléguer, il est préférable de facturer le délai de réalisation de l’ensemble plutôt que de facturer les tâches indépendamment.

Cependant, il peut arriver que vous ignoriez le volume d’heure nécessaire ou que vous n’arriviez pas à définir avec exactitude la fréquence de vos besoins. Dans ces cas de figure, vous pouvez tester dans un premier temps, la facturation à la missions et dans un deuxième temps, analyser ensemble s’il est préférable de basculer sur un forfait horaire.

Dans tous les cas, lors de notre entretien préalable à l’établissement du devis, nous convenons ensemble le mode de facturation le plus avantageux à la hauteur de votre besoin.

Création de sites internet

création de site internet

Assist Web est aussi spécialisé dans le secteur de l’internet et du multimédia. Notre objectif est de permettre aux TPE et PME l’accès à la communication par internet de la façon la plus simple et la mieux adaptée à leurs besoins, à leurs attentes et à leur budget.

Également webdesigner et webmaster, votre assistante virtuelle connait parfaitement les besoins d’une entreprise en termes de stratégie de communication web.

Sa position en tant qu’assistante commerciale lui permet d’adapter cette stratégie et de faire le lien entre la technicité de la création d’un site internet et la gestion commerciale de votre entreprise.

Elle vous apportera ainsi des réponses claires et précises aux questions que vous vous posez face à la complexité du monde de l’internet.

En termes de création de site internet, vous trouverez beaucoup de tarifs différents suivant les prestataires, le type de site internet, le nombre de pages, la qualité du design, les fonctionnalités spécifiques, etc… Ces derniers peuvent varier de 1 à 10.

Selon le type de solution ou prestataire que vous choisissez, vous devez connaitre le temps que vous allez y consacrer.

Les agences web vont travailler avec vous sur l’ensemble de votre projet, de l’idée à sa conception en passant par la rédaction du contenu. Ce qui justifie leurs tarifs.

Le prestataire freelance va mettre en place l’arborescence, les contenus, les images et la maquette que vous lui avez fournis, cela nécessite donc un travail plus important de votre part mais les tarifs sont de ce fait plus avantageux.

De plus, il faut envisager le coût de la maintenance du site et la possibilité de le faire évoluer en même temps qu’évolue votre entreprise.

La position multitâche d’Assist Web nous permet de clairement définir votre plan d’action. Notre volonté est de permettre à chacun de bénéficier à moindre coût d’un site internet de qualité et dont l’essentiel corresponde uniquement à vos besoins et à vos attentes.

Nous vous formons à l’utilisation de son interface afin que vous puissiez rajouter ou en modifier le contenu et le faire évoluer à votre convenance. Tous nos packs comprennent la maintenance et la mise à jour de vos sites.

Nous utilisons exclusivement des technologies libres de droit : HTML, CSS3, PHP, Javascript, Jquery et MySQL pour nos bases de données.

Nous utilisons le CMS (Content Management System ou système de gestion de contenu) WordPress pour définir l’environnement et la structure des sites internet.

Pour les sites e-commerce nous utilisons les extensions de WordPress tels que Woocommerce ou CommerceManager mais, pour des boutiques plus conséquentes, nous pouvons également créer votre boutique avec le CMS Prestashop.

Lors de notre premier entretien nous élaborons ensemble un cahier des charges qui synthétise vos besoins, vos objectifs et vos contraintes. C’est le plan d’action indispensable pour retranscrire l’image de votre entreprise sur votre site internet.

Suivant le pack, vous choisissez votre modèle ou nous vous proposons une maquette de site, nous intégrons ensuite votre contenu et vous soumettons le site pour validation. Enfin, nous procédons à son référencement et à sa mise en ligne.

Vous seul connaissez la réalité de votre milieu professionnel, les enjeux de votre activité, votre clientèle et vos partenaires commerciaux.

Les tarifs de base de nos packs intègrent la saisie et l’intégration de vos contenus et de vos images. Cependant, nous vous pouvez faire appel à nos services d’assistance administrative pour effectuer les recherches d’informations, d’images et l’élaboration de vos textes.

Ces prestations ainsi que l’achat d’images complémentaires viendront se rajouter au montant du devis et du cahier des charges.

Un cahier des charges de site internet est un document référentiel formalisant à la fois les objectifs à atteindre tout en intégrant toutes les contraintes techniques, esthétiques et fonctionnelles de votre projet.

En fonction de la complexité de votre projet, le cahier des charges sera plus ou moins détaillé mais il doit impérativement reprendre les informations indispensables suivantes :

  • Votre identité : présentation de votre entreprise ou organisme ainsi que son activité,
  • Votre projet de création de site ou de refonte de site avec ses objectifs, ses caractéristiques, les produits et services, la cible visée,
  • Le contenu et les caractéristiques du site internet : charte graphique, contenu texte, images, formes et apparences,
  • L’arborescence et les fonctionnalités des pages,
  • La technologie utilisée, le nom de domaine, son hébergement et la maintenance,
  • Le référencement,
  • Toutes autres précisions complémentaires à apporter au prestataire.

Lors de notre entretien préalable au devis, il vous sera remis un exemple de cahier des charges afin de vous faciliter la synthèse de ces éléments.

Vous ne trouvez pas de réponse à votre question ? Nous vous invitons à nous contacter pour toute demande d’information complémentaire.

Fermer le menu