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Le secrétariat externalisé

Le secrétariat externalisé

 

Qu’est-ce qu’un secrétariat externalisé ?

Externaliser son secrétariat c’est passer par un ou une secrétaire indépendant(e) qui est à son compte, c’est un prestataire qui propose des services administratifs ou commerciaux. 

image secrétaire
La personne peut intervenir dans une entreprise – on parlera d’intervention sur site – ou travailler depuis chez elle en télétravail.

Externaliser son secrétariat en passant par un prestataire indépendant permet aux PME / PMI de se focaliser uniquement sur leur cœur de métier en les libérant de certaines contraintes et ainsi être plus compétitives.

En effet, que ce soit en début d’activité ou pendant, il arrive souvent que la charge de travail administrative ne puisse pas justifier l’embauche d’une assistante à plein temps. Il n’est donc pas rare de voir un artisan se retrouver rapidement submergé par des taches commerciales ou administratives chronophages.

Externaliser son secrétariat de façon ponctuelle est donc une solution évidente comme pourrait l’être l’embauche d’un personnel intérimaire.

 

Quels sont les avantages d’externaliser son secrétariat ?

  • Plus de contraintes liées à l’embauche d’un salarié, pas de recrutement, pas de contrat à établir, pas de frais ni de charges salariales, de RTT, congés maternité, vacances ou indemnité à verser ! Un réel gain de temps et d’argent.Vous convenez avec le (la) secrétaire indépendant(e) du travail à effectuer, un devis est établi, vous signez le bon pour accord et en fin de prestations vous réglez la facture.
  • Comme un personnel intérimaire, le (la) secrétaire peut intervenir en renfort lors d’un surcroit de travail, d’un remplacement ou en complément de compétence si votre secrétaire ne peut répondre à un besoin spécifique.
  • Un(e) secrétaire indépendant(e ) vous facture à l’heure si vous avez besoin que de quelques heures par mois ou à la tache si vous n’avez besoin que d’un service ponctuel. Si vous avez besoin d’une assistance de 2h par semaine, même une agence d’intérim aura du mal à vous trouver rapidement une personne compétence qui accepte de travailler pour si peu d’heure. En externalisant votre secrétariat, vous bénéficiez ainsi des compétences et de l’expertise d’un(e)professionnel(le) sans engagement de longue durée.
  • Externaliser son secrétariat est également la meilleure solution quand l’infrastructure de l’entreprise ne le permet pas, pas besoin de bureau, d’ordinateur, de logiciels, d’imprimante, de scanner, de photocopieuse, etc… Les secrétaires indépendant(e)s professionnel(le)s possèdent déjà le matériel et les ressources nécessaires. Je rajouterai le coté écologique de ne pas avoir à prendre les transports et le risque de retard dans les trajets.

Que propose un(e) secrétaire indépendant(e) ?

D’une façon générale, les secrétaires indépendant(e)s sont des professionnel(le)s expérimenté(e)s, ils ou elles ont déjà travaillé dans ce domaine pendant plusieurs années en tant que salarié avant de se mettre à leur compte.suivi commercial

Ils ou elles proposent donc des prestations classiques de secrétariat comme la rédaction de courrier, le classement, etc… mais font surtout de l’assistanat commercial et de gestion comme l’élaboration des devis, facturation, relances, etc…

Ils ou elles peuvent mettre en avant leur expérience dans des domaines bien spécifiques et proposer des prestations d’assistance médical ou juridique par la retranscription audio des comptes rendu ou encore dans le BTP avec les dossiers d’appels d’offres ou les suivis de chantiers.

Certain(e)s vont faire de la permanence téléphonique (vous savez la secrétaire fantôme de votre médecin qui répond pourtant au téléphone).

image communication internetFace à la polyvalence grandissante demandée par les entreprises, les secrétaires ne cessent de se former et se perfectionner. Ainsi devant l’essor des métiers du multimédia et du web, apparaît l’assistant(e) web qui va proposer, en plus de ses taches classiques de secrétariat, la création d’outils de communication print : logo, flyer, faire part, carte visite…ou web : élaboration de site internet, emailing, ebook, vidéos, référencement, gestion des medias sociaux, etc…

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Je suis un particulier. Puis-je faire appel à une télésecrétaire ?

Ce qui fait la particularité du métier d’assistant c’est que c’est un métier que l’on peut trouver dans tous les domaines d’activité et même dans la vie de tous les jours !

Vous aider une heure par semaine à trier et à classer vos papiers, suivre votre trésorerie, vous accompagner dans vos démarches administratives, vous aider à écrire une lettre de réclamation, résiliation, numériser vos documents, ou vous aider à trouver un emploi avec un CV et une lettre de motivation.

image accompagnement informatiqueEt même organiser vos voyages, réserver vos billets, organiser le mariage de la petite dernière, son enterrement de vie de jeune fille, créer le blog et la vidéo qui va avec !…

Un(e) secrétaire c’est aussi un écrivain publique, qui va mettre en page vos thèses, rapport de stages et manuscrits et pourquoi pas votre biographie.

En plus d’une initiation aux logiciels bureautiques comme Word et Excel, de plus en plus de secrétaires proposent maintenant des services de formation aux nouveaux outils de communication tel que créer et animer un blog, gérer les réseaux sociaux …

 

Cet article a 0 commentaires

  1. Des notions de base pour les services externalisés, merci c’est très enrichissant.

    1. merci pour votre commentaire, n’hésitez pas donner votre avis cela nous aide à écrire des articles susceptibles de vous intéresser

  2. Merci pour cet article bien descriptif dudit service, c’est intéressante comme atcivité.

    1. Bonjour, merci pour votre commentaire, nous sommes à votre disposition pour tout complément d’information

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